Polityka Prywatności Dynamiczna Sieć Transportu

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Dynamiczna Sieć Transportu z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze transportu i logistyki. Dokument został przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Korzystając z naszych usług lub kontaktując się z nami, użytkownik akceptuje zasady opisane w niniejszej Polityce Prywatności.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Dynamiczna Sieć Transportu (dalej: „Administrator” lub „ADO”).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych na naszej stronie internetowej, w korespondencji handlowej lub dokumentach umownych.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju współpracy i kanału kontaktu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych: 1) Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy,
   • NIP, REGON, numer KRS (w przypadku kontrahentów będących przedsiębiorcami),
   • stanowisko lub funkcja w organizacji. 2) Dane kontaktowe:
   • adres e‑mail,
   • numer telefonu,
   • adres korespondencyjny lub siedziby. 3) Dane dotyczące realizacji usług transportowych i logistycznych:
   • dane niezbędne do realizacji zleceń (np. miejsce załadunku i rozładunku, dane kontaktowe osób wyznaczonych do odbioru lub wydania towaru),
   • informacje o przesyłkach, ładunkach i trasach. 4) Dane związane z rozliczeniami:
   • numery rachunków bankowych,
   • dane na fakturach i dokumentach księgowych,
   • informacje o dokonanych płatnościach. 5) Dane przekazywane w ramach korespondencji i kontaktu:
   • treść wiadomości, załączniki, dane przekazywane w formularzach kontaktowych. 6) Dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego (jeżeli dotyczy):
   • adres IP,
   • dane z plików cookie i podobnych technologii,
   • dane o aktywności w serwisie (logi systemowe, data i czas odwiedzin, odwiedzane podstrony).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest warunkiem zawarcia lub realizacji umowy bądź odpowiedzi na zapytanie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych, prawnie uzasadnionych celów. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach i w oparciu o poniższe podstawy prawne:

1) Zawarcie i wykonanie umowy transportowej lub logistycznej

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie i realizacja umowy, obsługa zgłoszeń, realizacja zleceń przewozu, obsługa reklamacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie przed jej zawarciem).

2) Wypełnienie obowiązków prawnych

• cel: wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa transportowego, celnego, podatkowego oraz innych przepisów sektorowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze).

3) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

• cel: dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zapobieganie nadużyciom, wewnętrzne cele administracyjne, zarządcze i raportowe, marketing bezpośredni własnych usług,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4) Marketing i komunikacja (w tym komunikacja elektroniczna)

• cel: przesyłanie informacji handlowych dotyczących usług transportowych i logistycznych, ofert specjalnych, newslettera,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą), a w zakresie dopuszczonym prawem także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).

5) Obsługa zapytań i kontaktów

• cel: odpowiedź na pytania zadane telefonicznie, mailowo, za pośrednictwem formularza lub innych kanałów komunikacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO – w zależności od tego, czy zapytanie dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, czy ogólnego kontaktu.

6) Funkcjonowanie serwisu internetowego i bezpieczeństwo

• cel: zapewnienie prawidłowego działania serwisu, jego dostosowanie do potrzeb użytkowników, tworzenie statystyk, zapewnienie bezpieczeństwa (np. logi systemowe),
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu serwisu i jego ochronie) oraz w przypadku niektórych plików cookie – zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

5. Odbiorcy danych W związku z realizacją powyższych celów dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: 1) podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wspierające działalność w zakresie transportu i logistyki (np. podwykonawcy przewozów, spedytorzy, operatorzy magazynów), 2) dostawcom usług IT i systemów teleinformatycznych (hosting, serwery, systemy poczty elektronicznej, systemy klasy TMS/WMS/ERP, systemy bezpieczeństwa IT), 3) biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym oraz innym doradcom zewnętrznym, 4) bankom i operatorom płatności, 5) firmom kurierskim i pocztowym, 6) uprawnionym organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym instytucjom – w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, przetwarzają je na podstawie stosownych umów powierzenia i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w przyszłości pojawi się potrzeba przekazania danych do państw trzecich (np. w ramach międzynarodowych zleceń transportowych lub korzystania z określonych rozwiązań chmurowych), będzie się to odbywać wyłącznie: 1) do państw, w stosunku do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych, lub 2) z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz z zapewnieniem osobom, których dane dotyczą, możliwości uzyskania kopii tych zabezpieczeń.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony interes Administratora. W szczególności: 1) dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy – przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, 2) dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady co najmniej 5 lat), 3) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona, 4) dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Każdej osobie, której dane przetwarza Dynamiczna Sieć Transportu, przysługują następujące prawa (z zastrzeżeniem wyjątków określonych w przepisach prawa): 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, oraz do otrzymania ich kopii. 2) Prawo sprostowania danych (art. 16 RODO) – jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne. 3) Prawo usunięcia danych (art. 17 RODO) – jeżeli dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy została cofnięta zgoda, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania. 4) Prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub wniesiono sprzeciw. 5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego. 7) Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych wskazanych przez Administratora (np. na stronie internetowej lub w korespondencji). Odpowiemy na każde żądanie w terminie określonym w przepisach RODO.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce – jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Bezpieczeństwo danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności: 1) ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do upoważnionych osób, 2) stosujemy rozwiązania informatyczne i organizacyjne zwiększające bezpieczeństwo (m.in. hasła, szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji, kopie zapasowe, zabezpieczenia serwerów i sieci), 3) regularnie weryfikujemy stosowane środki zabezpieczeń i ich skuteczność.

11. Pliki cookie i technologie podobne (jeżeli dotyczy) Nasz serwis internetowy może korzystać z plików cookie i podobnych technologii w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania, dostosowania treści do preferencji użytkowników, analizy ruchu oraz prowadzenia działań marketingowych.

Pliki cookie mogą być wykorzystywane m.in. w następujących celach: 1) niezbędne – umożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji serwisu, 2) funkcjonalne – zapamiętujące preferencje użytkownika, 3) analityczne i statystyczne – pomagające analizować sposób korzystania z serwisu i ulepszać jego funkcje, 4) marketingowe – służące do wyświetlania dopasowanych treści reklamowych.

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookie. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki, w szczególności zablokować automatyczną obsługę plików cookie lub informować o ich każdorazowym zapisaniu. Ograniczenie stosowania plików cookie może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

12. Profilowanie Co do zasady nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających. Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie rozwiązania, poinformujemy o tym wyraźnie, wskazując podstawę prawną, zakres oraz możliwe konsekwencje dla osób, których dane dotyczą.

13. Zmiany Polityki Prywatności Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii, sposobu świadczenia usług transportowych i logistycznych lub organizacji naszej działalności.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna w naszej siedzibie oraz w serwisie internetowym (jeżeli jest prowadzony). Korzystanie z usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

14. Dane kontaktowe Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Dynamiczna Sieć Transportu lub skorzystać z przysługujących praw, prosimy o kontakt z Administratorem z wykorzystaniem danych wskazanych na naszej stronie internetowej lub w dokumentach przekazywanych w ramach współpracy.